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打ち合わせが理解できない時におさえてほしい1つのポイント

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打ち合わせに出ても理解できないと自分が参加してもいいんだろうかと昔よく落ち込みました。

参加しても理解できずにいつもバツの悪い時間を過ごし、終わった後に打ち合わせの内容について先輩に質問が出来ずにいました。

今なら打ち合わせの時間の使い方がしみついているので、終わった後で打ち合わせ後すぐに次の仕事のアクションを起こすことが出来ます。

理解できない人がなぜ理解できないのか?そしてどうしたら理解できるようになるのか?そんな私だったからよくわかっているつもりですし、伝えられると思います。

私の寒い経験談からの学びと今のあなたを比べるたらおそらく私の方が酷いかもしれませんね笑。

なぜ打ち合わせが理解できないのか?


そんな以前の私を振り返るとこんな状況によくおちいっていました。

・話を理解するのに必要な知識がない
・話をする相手の背景がわからない
・話の細部を聞こうとしてしまう

あなたにはこんな状況ありませんか?私がおちいった時の状況について細かく書いていきたいと思います。

話を理解するのに必要な知識がない


全ての会話が業種特有の言葉で専門知識が必要なことが多いため、1つ1つの言葉がわかりませんでした。そのため全体の話まで頭が回らず、打ち合わせの内容が理解できませんでした。

1つわかればそこから周辺の内容も分かってくるのですが、その1つを理解するのにも時間がかかりました。

話をする相手の背景がわからない


打ち合わせには開催するテーマや目的があり、参加する人それぞれの意図があります。

この人はどういう人でどういう目的を持っているのか、この時点では前回と比べて時間が経っているのでこういうことを考えているはずといった具合で今なら考えています。

慣れてくるとある程度相手の背景を想像しながら打ち合わせに参加できるのですが、慣れがないと話を聞いて整理するだけになってしまいます。

話の細部を聞こうとしてしまう


相手の話す1つ1つの言葉は大事なのですが、全体として何が話したいのかを聞くことが大事です。ですが、知識がない・相手の背景がわからないと打ち合わせの全体感がつかめていませんでした。


いかがですか?3つのうち1つでもクリアできていれば打ち合わせの内容は多少なりとも理解できます。しかしこれらの1つもできていないと全体が掴めないままです。


この3つのポイントが理解できなってしまうポイントですが、実はもっと重要なこの3つのを誘発するポイントが1つありました。

緊張し自分の事だけに意識が行くから理解できない


話を聞こう理解をしようと話にだけ集中するあまり、緊張しリラックスできず話がわからなくなったり集中力が切れた時に理解ができなくなります。

打ち合わせの細部が理解できない、集中力が切れるのは別にそれでもいいのです。最後に話の流れや打ち合わせの結果のアクションがつかめていればいいのです。それで仕事はまわるので。


話の流れをつかむには、打ち合わせで議論している最中にこのテーマで複数のやりとりを見て確認している場面や話をまとめてくれている部分を拾って自分なりに理解していくことです。

本でも、全ての言葉を全て理解することよりその本に書いてある全体をつかむことが大事なのと同じです。話の全体感を掴んだり大事な発言をプロットすることでその打ち合わせの意図を理解できるのです。


打ち合わせは課題の解決や参加者の意識を整理するのが目的です。理解できなくとも目的と打ち合わせの結果のアクションがわかればいいはずです。

確かに理解できないと質問を受けた時に発言できないことが辛いのですが、はじめからできません。打ち合わせを重ねていくことで理解できていきます。

打ち合わせ中に全てを理解できなければ、終わってから他の参加者に質問すればいいだけです。それができないとずっと苦しいだけですが。

相手のことを理解しようとするのが大事


ですので、細かいことを理解することも大事ではありますが、相手から情報が聞けるように相手のことを理解することがもっと大事です。これが一番伝えたい1つのポイントです。

打ち合わせはいろんな人と問題を持ち寄って、整理したり解決する場ですよね。問題を解決しようとするあまりお互いの意見ばかり主張し合うと解決しないことも多いです。

しかし自己主張の場との思い込みや知ってる事を話す場と思っている人もいるのかもしれませんが違うと思うんです。打ち合わせは1種のコミニュケーションの場なのです。これを忘れては上手くいかないと思います。

大事なのはわかり合おうとする気持ち。わからないからわかり合おうとする気持ちが有れば自然と相手の事を知ろうとするはずです。

理解できないといってシャットアウトしているのではありませんか?

以前の私は理解できないから私はダメなんだ…自分で決めつけ、先輩に度々怒られました。途中から見向きもされなくなりました。思い込みが激しいところがあったり先輩への依頼心が強く理解しなくてもいいと無意識に思っていたのが問題だったと振り返ります。

そんな私にも変わるきっかけがありました。炎上中のプロジェクトに入り自分が指揮せざるを得ないポジションになったことです。

自分が理解できないと仕事が進まないカタチに追い込まれ、全力でお客さんとコミュニケーションを取ろうとするようになりました。

運が良くお客さんも優しい方でコチラが全力でわかろうとするとそれに答えてくれ、時間をかけて伝えてくれるようになりました。

どうしてもその場で理解できないことばかりなのに打ち合わせで教えてくれる人が出できたのです。全力でわかろうとしたからわからなくても教えてくれたのです。

おかげで気づいたのです。

必要だったのはコミュニケーション能力というよりも相手を理解しようとした思いだけでした。

こちらが相手を理解しようとするだけで、相手がそれに答えてくれるのです。言葉よりも心で通じるということでしょうか。

中途半端にできる人間ぶって結果何も理解できないよりも、打ち合わせで理解できなくても派手に滑って笑いを取る位の打ち合わせの方が良かったように思えます。相手が自分のことを理解してくれることでいろんな事を丁寧に教えてくれます。

結果理解できるようになるのです。

相当な交渉事でもないといきなり攻撃してくる人はいません。相手の事を知るために準備をし相手に質問する。そして答えてもらう。それでいいのではないでしょうか。

ある程度年とった私から後輩を見た時に、わからないから怒るのではなくわからないままにしているから痛めの指摘をします。そうでなければこちらも全力で答えます。

いかがですか?あなたの認識は私の認識には差があったのではないでしょうか?経験していくとこういう認識が自然と生まれることでしょう。ただ最初でつまづくと直すのに時間がかかります。(実際かかりました笑)

まずあまり肩に力を入れずわからない自分を受け入れて下さい。そして誰がどんな話に興味があり話をしているかに耳を傾けるようにして下さい。そして疑問点を先輩に質問するポイントはそれだけです。

まわりの人は思ったよりも優しいはず。自分の殻をやぶってどんどん質問していきましょう!

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