定例会議の進め方がわからない、冷静だと納得！使える方法

「司会の僕しか会話してなくない？」そんな定例会議って辛いですよね。


やる意味ある？けど部長から言われているからしかたなく…そんな打ち合わせもありますよね。

進め方が難しい。何でやってんの？と。

定例会議って定例だからこそ進めやすい部分もあるんです。参考になると幸いです。

そもそも会議って何をする場なの？

その時点でのプロジェクトや部門での課題に対し次のアクションを決めるために「知恵出し」や「合意」をするもの

です。当然じゃん！と思うかもしれないですけど、あんまりちゃんと意識してない人もいるようです。会議とは

・会社って何人もの人とこれからの仕事をお金をかけて仕事をやっていくので合意
・プロジェクトの課題だったり今後の新しいビジネスの創出など知恵出しが必要

なものです。

抽象的な言い方をするとテーマ、具体的に言うとプロジェクトや部門の課題があって、その課題について「今後どうする？」を定義する場が会議です。この前提が崩れる理由になり会議を崩してしまいます。

定例会議の進め方を難しくする理由

あなたもそう思ってるはずの難しい理由ってこの２つに絞られると思います。

・会議のトピックが無い
・参加者の参加意識が低い

それぞれを紐解いていきますね。

会議のトピックが無いなら

そもそも定例会議を開催する必要は無いはずですよね。部長から言われてるから仕方なく…と思った時点で必要が無いはず。その人数を拘束するだけで会社は予算を浪費するので、開催しない方向で調整すべきです。こういうのどうですかね？

トピックを参加者にメールか会話で周知し、無いなら開催しないルールを作る

そしたら、今後そのルールが適用されて、開催しないでいい定例会議が出てきます。使いやすいと思いますよ。

参加者は絞れ

会議の熱量を高めるために、参加者を絞りましょう！

日本人って悪く言えば論理的に話を構築できない、よく言えば和の文化の人たちです。何となく空気感で合意することもありますが、途中参加したプロジェクトのように中心人物から遠いあまり関係無いと思われる会議の場合多数決しか参加しないなんてこともあります。

たまに失敗プロジェクトに参加した時に、「早くこの地獄をクリアしよう！」って状況で参加者意識MAXの時もありますが、中々定例会議では「この人何で参加してるの？」という人が出てくるのもしばしば（泣）。そう、全員参加させる必要はないはずですよね。

「今回のトピックでは、Aさん・Bさんが関連プロジェクトメンバーです。参加をお願いします。」

という形で開催してはどうでしょうか？

アジェンダは忘れずに

トピックが決まった、開催しよう。というのでは不足しています。トピックに対する課題が必要です。

トピック　→　課題　→　課題のゴール想定

と会議内で話を進めていくために、事前にアジェンダを提示し、「トピック　→　課題」ここまでを参加者と共有しましょう。

そうすr、「次回の会議は、課題A・課題B・課題Cについて打ち合わせだから僕はこういう考え」と言うのを決めて臨めますし、参加者が課題の答えを持って参加できるので、会議内でのゴール設定も容易になるはずです。

ただ、参加メンバーによってこじれることもあります。

参加者にやっかいな人がいる場合

全員実はやっかい…と自体もあるかもしれません。部門内というより部門間を超えている場合や顧客との定例会議の場合です。

「あの営業さん、行動力・発言力はあるけど、言ってる発言自体が矛盾してる。」

「顧客のAさん、自分の言いたい事を通したいだけで、後それが問題になりそうだ。」

という感じで。僕の場合、会話しまくってその人となりを把握したり事前合意をしたりします。というのが難しい場合、別に数字が把握できる根拠のある資料を用意すべきです。

数字の根拠がある資料をベースにこのケースなら、A案よりもB案を採用すべきと説明できると納得でき、かつその説明の後ととなるとやっかりな人も自分が間違ってる前提で話をくつがえすことは難しいですから。

まとめ、そして今回記事を書いて思ったこと

定例会議の進め方の使える方法をまとめると

・トピックを確認し、不要なら定例会議を開催しない
・参加者を絞る
・定例会議のアジェンダで進め方を司会・参加者ともに事前に把握する
・資料を準備し、やっかいな人ともスムーズに話せる準備をする

もしかして思いついたけど使ってなかったのではないでしょうか。僕は経験上ではこういう対応をしてきました。定例会議だから事前準備もしやすくルールで方向性を決めやすいからです。

ただ、あいまいな内容を具体的に落として会話したり具体的なものの共通点をあげることを難しく感じる人も多いようです。なので、できるだけ定例会議の進め方をテクニックで考えるよりどの課題を打ち合わせすべきかが大事と感じてます。

実際、課題の設定は必要ですがもっと必要なのはコミュニケーションだと思います。その時々によって会議で参加者とぶつかったりもしますが、ある程度の落とし所が一致していたら会議も迷走することもありません。

中々情報共有だったり意見を合わせるというのは難しいと感じるものですが、普段から１０分でもコミュニケーションを取っているとお互いの課題も理解することができ、お互いの考えも一致することにつながります。考えがつながれば意見を合わせることができ、定例会議も意義あるものになってきます。

「定例会議の進め方ってどうしたらいいか？」と悩まれているなら、この記事の方法を思い出して実践してみてはいかがでしょうか？